Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar. Alasan lainnya yaitu ditambah dengan perlindungan atas aset perusahaan.
Jika kita gunakan ilustrasi piramida organisasi, tugas akuntansi akan berada pada level paling bawah yaitu level operasional dan transaksional. Level ini punya ciri khas yaitu teknis, repetitive, prosedural, standar dan juga dapat membuat bosan. Contohnya, akuntansi yang menangani transaksi pembelian, penjualan, pengiriman barang, pembayaran transaksi, penerimaan hasil penjualan, penyusunan laporan. Ciri khas ini yang menjadi alasan utama mengapa teknologi informasi sangat berkaitan erat dengan akuntansi. Bahkan, kisah hubungan ini telah terjadi jauh-jauh hari pada saat komputer masih berbadan besar dan boros tenaga (mainframe).
Bagaimana dengan sekarang? saya kira masih sama. Peran TI dalam akuntansi masih penting bahkan makin semakin penting! Kemajuan pesat TI sangat berpengaruh terhadap perkembangan dan aplikasi ilmu akuntansi. Munculnya istilah enterprise systems, e-business, business intelligence, conforming to assurance and compliance standards, IT governance, business continuity management, privacy management, business process improvement, mobile and remote computing, XBRL, dan knowledge management menunjukkan bahwa dunia akuntansi akan semakin kompleks, tidak hanya berkutat pada jurnal dan penyusunan laporan keuangan saja. Ini membuat dunia akuntansi lebih menarik! Peran akuntan dapat meliputi tiga bidang: perancang, pengguna dan pemeriksa (auditor). Dalam ketiga peran ini, TI akan sangat berperan dalam kesuksesan kerja akuntan.
Bagi mahasiswa akuntansi di Indonesia, patut disadari bahwa kurikulum yang ada belum mendukung terciptanya seorang akuntan yang juga handal dibidang TI. Tentu yang saya maksud bukan handal secara teknis (walaupun ini juga baik sekali jika dapat disiapkan) tapi handal dalam artian paham dan mampu menggunakan TI dalam menunjang peran seorang akuntan.
Tentu saja pengetahuan tentang TI bukan segalanya dalam konteks ilmu sistem informasi akuntansi. Diperlukan pemahaman lainnnya seperti database, pelaporan yang baik, pengendalian, business operation, pemrosesan transaksi, pengambilan keputusan manajemen, pengembangan dan penggunaan sistem, komunikasi, dan pemahaman prinsip akuntansi dan audit.
Demikian. Semoga bermanfaat
sumber: Accounting Information Systems, 2010 (Gelinas Dull)
A. Akuntansi dan teknologi Informasi
Fungsi Sistem Informasi
Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi.
Setiap organisasi yang mempunyai komputer untuk memproses data transaksi mempunyai fungsi sistem informasi. Fungsi sistem informasi bertanggung jawab untuk pengolahan data (DP). Pengolahan merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang fundamental dalam setiap oraganisasi. Fungsi sistem informasi dalam organisasi mulai berevolusi mulai dari struktur oraganisasi sederhana yang terdiri dari beberapa orang saja sampai struktur yang kompleks yang meliputi banyak spesialis yang bermutu.
Otomasi Kantor dan Perlunya Otomasi Kantor
Otomasi Kantor (Office Automation atau OA) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan.
Pengguna Otomasi Kantor
Otomasi Kantor (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor.
Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai OA, yaitu :
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Clerical Employee (Klerk)
Tujuan Otomasi Kantor
Otomasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.
Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik lagi selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatkan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Perlunya otomasi kantor
Usaha untuk mencapai tingkat otomasi kantor adalah ukuran dari teknologi informasi untuk mencapai kriteria penting, sebagai platform aplikasi otomasi kantor perusahaan pertama-tama harus mengatur internet/jaringan intranet. Intranet merupakan informasi perusahaan terpadu sebagai kualitas, seluruh pelanggan dan dapat menggunakan infrastruktur publik untuk mitra bisnis anda, pelanggan dan staf luar biasa untuk memberikan berbagai pelayanan fleksibel, saluran akses informasi yang dapat di akses, untuk memperbaiki manajemen perusahaan dan efisiensi operasional layanan.
Contoh tentang Teknologi Tanggap Cepat
Contoh dari teknologi tanggap cepat adalah EDI (Electronic Data Interchange). Secara formal EDI didefinisikan sebagai transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
B. Akuntan dan Perkembangan Sistem
1. Tujuan dari Hakekat Perkembangan Sistem
Proyek pengembangan sistem pada umumnya mencakup tiga tahap utama yaitu :
1. Sistem Analisis
Meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi atas masalah-masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem adalah tujuan keseluruhan sistem. Hal yang mendasar dalam hal ini adalah timbal balik, untung rugi, dalam pencapaian tujuan sistem.
Tujuan analisis sistem adalah :
- Untuk meningkatkan kualitas informasi.
- Untuk meningkatkan pengendalian intern.
- Untuk meminimalkan biaya.
2. Sistem Perancangan
Mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif atas pilihan-pilihan rancang bangun sistem dipandang dari kebutuhan keseluruhanya. Perancangan sistem adalah proses menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem.
3. Sistem Implementasi
Merupakan proses penempatan rancangan prosedur-prosedur dan metode-metode baru, atau yang telah direvisi, ke dalam operasi. Implementasi sistem mencakup pengujian atas solusi sebelum implementasi, pendokumentasian solusi, dan peninjauan atas sistem pada saat awal pengoperasiannya. Hal itu bertujuan untuk memverifikasi bahwa fungsi-fungsi sistem sesuai dengan spesifikasi rancangan.
2. Pertimbangan-pertimbangan Perilaku dalam Pengembangan Sistem
Manajemen, pemakai, dan staf sistem perlu dilibatkan dalam perancangan sistem informasi dan kegiatan lanjutannya. Umumnya, kelompok perancangan atau tim proyek yang meliputi para pemakai, analis, dan wakil-wakil manajemen, dibentuk untuk mengidentifikasi kebutuhan, mengembangkan spesifikasi-spesifikasi teknis, dan mengimplementasikan sistem baru.
Masalah-masalah teknis, organisasional, dan manajemen proyek akan muncul dalam mengimplementasikan sistem informasi. Sistem informasi yang baru menimbulkan hubungan tata kerja baru di antara personel yang ada, perubahan-perubahan tugas, dan barangkali perubahan struktur organisasi formal. Faktor-faktor teknis, perilaku, situasi, dan personel yang berkaitan harus dipertimbangkan seluruhnya. Kegagalan untuk melakukan hal itu akan mengakibatkan tidak bergunanya output sistem, walaupun secara teknis sistem cukup baik. Lebih jauh, diperlukan kerja sama dari pemakai secara terus-menerus untuk mengoperasikan sistem (menyediakan input, verifikasi output) setelah sistem itu diimplementasikan.
Kerja sama pemakai yang dibutuhkan untuk keberhasilan pengoperasian sistem harus diyakini pada saat perancangan sistem, bukan sesudahnya. Sebagian besar aplikasi akuntasi bersifat rutin. Untuk memastikan kesesuaian dengan jadual produksi, hubungan yang terus-menerus di antara pemakai dan personel sistem informasi adalah penting. Daftar input, laporan, dan lainnya biasanya merupakan tanggung-jawab kelompok sistem, tetapi untuk implementasi dan pemeliharaan atas daftar ini diperlukan kerja sama dengan para pemakai.
Filosofi dari perancangan berorientasi pemakai(user oriented) membantu membentuk perilaku dan pendekatan kepada pengembangan sistem yang dengan seksama mempertimbangkan konteks organisasional. Para pemakai harus dilibatkan dalam perancangan aplikas. Perhatian yang seksama terhadap output, baik terhadap kuantitas maupun format, dalam tahap perancangan akan mencegah pemakai untuk mengerjakan ulang data atau meminta bentuk laporan baru pada saat sistem sudah berjalan. Output harus diarahkan kepada keputusan- keputusan; para pemakai harus memahami hakikat dan tujuan output agar dapat memanfaatkannya. Pelatihan karyawan harus tercakup dalam tahap perancangan, bukan dimulai setelah sistem dipasang. Akhirnya, sistem harus disiapkan untuk dapat menerima dan melakukan perubahan setelah mulai dioperasikan. Para pemakai biasanya meminta perubahan; antisipasi terhadap kemungkinan ini dan faktor-faktor lain yang telah diuraikan adalah sangat penting dalam filosofi berorientasi pemakai dalam perancangan sistem tersebut.
